協力隊員は全部で6回、下記のタイミング･内容でJICAへ報告書を提出しなければならない。
派遣前訓練中 報告書ゼロ号:
派遣国について、任務について、活動に対する抱負など
赴任3ヶ月 報告書1号:
任国事情･･･任国の印象、現地語学訓練、生活事情や食糧事情、安全対策及び健康管理での留意点など
配属先の概要･･･配属先期間名、配属先の組織と規模、外国の援助の有無など
赴任6ヶ月 報告書2号:
任国での生活･･･生活上の創意工夫、任国の人との交際、語学の習熟度、余暇の過ごし方など
任国の業務水準･･･担当業務の任国での状況、日本と異なる点、特に留意すべき事項、今後の協力が必要な分野など
赴任12ヶ月 報告書3号:
業務内容の概要･･･受入希望調査票との差異、配属先同僚の技術レベル、隊員の配属先での位置付け、業務上の障害と対策など
支援体制･･･支援経費の使用計画/報告、その他の支援(草の根無償等)の必要性、活動期間延長の有無と後任の必要性など
赴任18ヶ月 報告書4号:
任国内･外旅行･･･任国内旅行や任国外旅行での体験、任地や任国との比較、後続隊員に参考となる情報など
調査/考察事項･･･配属先での業務に関して、自分なりに調べたり考えたりした事について特に同職種隊員の参考になる情報など
赴任24ヶ月(帰国直前) 最終報告書:
協力活動終了･･･活動計画の達成度、全期間の協力効果、後任隊員への要望、今後の協力の見通しなど
協力隊事業への提言、事務局･事務所への要望など
提出期間を守る守らないは人それぞれだが私は協力隊員としての大切な仕事だと考えているので期限までに提出するようにしている。 義務を果たさないのに権利だけ主張するのは嫌だからね。
私はこれらの報告書とは別にスペイン語で月例報告書を作成し同じ物を配属先とJOCV事務所へ提出している。 この月例報告書が配属先との意思疎通には役に立ってだいぶ状況が良くなったと思う。 ただ、この手の文書は提出したら回答をもらうのが有効に使うコツ。 最初は無視されるだけだがチクチク突っついてやると回答をくれるようになる。 口頭ではなく文書でやり取りする事で言った言わないの低レベルな争いを避ける事ができるし 配属先からの回答で向こうの考えている事がわかる事もある。 折角文書を書くのであれば有効に使いたいものです。